業務の効率化と最適化の違い

ここ数年、ビジネスのDX化支援ということで、業務の再整理をお手伝いするケースが非常に増えました。

DX化の第一歩は、今を知る事です。

人によっては、未来を創るのだから、今よりも、未来を描いてほしい。というオーダーを頂くんですが、今を理解しなければ、未来は創れません。

そのためには、徹底的に今の業務を可視化する。そのためには、現場の方に、何度も、何度も、ヒアリングを実施する。事が非常に大切です。

現場の方からしたら、通常業務もあるし、面倒だな。と思うかもしれませんが、その先にあるものを共に創る。という意識をどれだけ共有できるか？は、全体のモチベーションにも影響します。

  業務の再整理の手順

では、実際に業務の再整理の手順を、以下に記載します。

ステップ１：ヒアリングを繰り返す 様々な担当の方から数多くのヒアリングを実施するのが望ましいです。特に、複数の担当者で一つの業務を行っているものや、役職者が、月次など、定期的に実施している内容などは、複数の方からのヒアリングが重要です。

ステップ２：業務フロー図を作成し、可視化する 全体の意識統一のために、フロー図の作成は、必須です。 様々な視点のフロー図があるとよいです。

ステップ３：課題点を抽出する 現状の業務フロー図ができあがると、必ず、様々な課題点や問題点が浮き上がります。この一つ一つに優先度をつけ、解決していく道筋をつくります。

ステップ４：新しい業務フローをえがく ここではじめて、未来のイメージ案が作成できます。様々なIT技術の活用や、今後の新たなビジネス展開などの想定を入れれるとよいです。

  効率化の落とし穴

さて、ここで「ステップ３：課題点を抽出する」と「新しい業務フローをえがく」を実施する際に、現場や経営層から、必ず言われる事として、効率化を行いたいという意見です。

「業務の効率化」といっても、様々な目的があります。

主たる例としては、

・人件費のコスト削減。
・業務を楽にしたい。（労働時間の削減）
・業務量のアップ
・集客数をアップさせることによる収益アップ

など。
このほかにも様々な目的があって、 「業務の効率化」を求められるケースがあるのですが、

STOP！！！

実は、ここに「業務の効率化」の落とし穴があります。
冒頭で記載しましたが、業務の再整理は、なぜ？実施したのか？という目的です。

この目的と、 「業務の効率化」がマッチするのであればよいのですが、そこがマッチしないのに、強引に「業務の効率化」を実施すると、結果として、ビジネスそのものが、短命に終わってしまう可能性があります。

どういうことか？というと、業務の効率化を実施してよいタイミングは、ビジネスの成長曲線によって、タイミングとバランスをとる必要がある。ということです。

  効率化と最適化の違いについて

では、業務の効率化を行えない場合、どうすればよいのでしょうか？
そこで、業務の最適化という言葉があらわれます。
言葉遊びではなく、「業務の効率化」と「業務の最適化」は、似て非なるものです。

もし、コンサルタント選びでお悩みの方がいたら、この違いを聞いてみてください。
その回答に、あなた自身が納得すれば、それは相性の良いコンサルタントとであったということになります。

結局、違いは、なんなの？と思われるかもしれませんが、ここは、実際にコンサルティングをご依頼いただく際に、ご説明させていただきます。

  ゴールなきゴールを目指すために

ビジネスにおいて、業務の実施は、中核として非常に重要な事です。
だからこそ、業務の効率化や最適化は、簡単ではありません。

ただし、これが成功したときに、あなたのビジネスの最適化がみえてくるかもしれません。

ビジネスには、はじまりがあり、終わりがある。
だからこそ、常にチャレンジでもある。

これ、様々な新規事業を実践してきた、私の教訓です。

DX化や新規ビジネスのご相談、是非お待ちしております。